Journal Entry Testing (JET-Analysen)
Im Rahmen von Jahresabschlussprüfungen werden Rechnungssprüfende regelmäßig mit umfangreichen Datenbeständen konfrontiert. Dabei handelt es sich nicht nur um die Daten der Finanzbuchhaltung, sondern auch die Daten aus den Vorsystemen (z.B. Warenwirtschafts-systeme, Investitionsmanagement u.Ä.) sind Gegenstand der Prüfung. Aussagebezogene Prüfungshandlungen führen in diesen Fällen nicht zu einer ausreichenden Prüfungssicherheit und sind darüber hinaus auch sehr zeitintensiv. Durch Journal Entry Tests (JET) lassen sich große Gruppen von Transaktionsdaten zielgerichtet analysieren. Ziel ist es, mittels Datenanalyse auffällige Journaleinträge zu identifizieren, die Fehler im Jahresabschluss darstellen können oder auf Verstöße hinweisen (Anomaly Detection).
Ein sinnvolles Werkzeug kann hier die Datenanalyse sein. Neben selbsterstellten Prüfungsschritten kommen dabei auch vordefinierte Abfragen im Hauptbuch, das sogenannte Journal Entry Testing (JET), zum Einsatz. Die Bezeichnung Journal Entry Testing beruht auf der Tatsache, dass die zu analysierenden Daten häufig auf den Journaldaten basieren.
Eine Verpflichtung zur Durchführung von Datenanalysen lässt sich aus IDW PS 210 bzw. ISA [DE] 240 ableiten. Hiernach soll der Abschlussprüfende bzw. Rechnungsprüfende eine hinreichende Sicherheit darüber erlangen, dass der Jahresabschluss des geprüften Unternehmens frei von einer wesentlichen falschen Darstellung ist. Unerheblich ist, ob eine falsche Darstellung bewusst oder unbewusst erfolgt ist. ISA 240 verlangt darüber hinaus zu prüfen, die Notwendigkeit zu erwägen, Journalbuchungen und andere Anpassungen aus dem gesamten Berichtszeitraum zu prüfen (Tz. A42-A45).
Durch Datenanalysen, u.a. im Hauptbuch (dem Journal), lässt sich eine höhere Prüfungssicherheit erreichen. Ob der Prüfer zur Durchführung von Auswertungen Funktionen im geprüften System selbst aufruft oder die Daten mittels eines Datenexports in weiteren Tools prüft, bleibt ihm überlassen. Häufig wird jedoch zur weiteren Auswertung Excel oder Analysetools wie z.B. ACL, IDEA oder DATEV Datenprüfung eingesetzt. Die Datenanalysen können dabei in allen Phasen der Prüfung, beginnend bei der Prüfungsplanung, über System- und Prozessprüfungen (Internes Kontrollsystem, IKS) bis hin zu den aussagebezogenen Prüfungshandlungen zum Einsatz kommen.
Konkrete Anforderungen, welche Fragestellungen im Rahmen eines JET gemäß IDW PS 210 zu erfolgen haben, gibt es nicht und so bleibt es jedem Prüfer selbst überlassen, welche Prüfungsschritte er im Rahmen seiner Prüfung durchführen will (jedoch enthält der IDW PH 9.330.3 Beispiele für mögliche Prüfungshandlungen). Auch hierbei unterstützen ihn bereits verschiedene Tools wie z.B. AIS TaxAudit oder DATEV Datenanalyse, wo es bereits vorgefertigte Prüfungsschritte gibt, die auf die eingelesenen Daten durchgeführt werden können.
Modelle für Standard-JET-Analysen: 7w15-Analyse, A2, 3-Way-Match, GKA