Digitale Kassenprüfungen in Kommunen

Mit neueren datengetriebenen Tools und Techniken kann die traditionelle Fibu- und Kassenprüfung wesentlich beschleunigt und vertieft werden. Beispielsweise durch elektronische Journalauszüge oder digitale Prozessanalysen (siehe Abb. oben) können Auffälligkeiten und Anomalien schneller identifiziert bzw. deren Nichtvorhandensein transparent dargestellt werden. Besonders wirksam werden die datenanalytischen Ansätze, wenn sie als permanente ("dauernde") Prüfungshandlung (Digitale Kassenprüfungen) ausgestaltet sind. Zur Verringerung des erforderlichen Aufwands werden Automationstechniken eingesetzt, die schon mit einfachen Windows-Routinen möglich und individuell ausgestaltbar sind. Diese Technik ist auch für regelmäßige Visakontrollen und Vergabeprüfungen einsetzbar und kann den Arbeitsaufwand möglicherweise wesentlich reduzieren.

Zugleich bietet die Einrichtung von andauernden (Routine-) Prüfungen die Chance

1. kürzlich entstandene Fehler schnell zu entdecken und zu korrigieren
2. gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen automatisch zu erledigen und
3. weitere gesetzliche Prüfungen (z.B. Verwaltungs- oder Jahresabschlussprüfungen)
   wesentlich zu entlasten oder zu beschleunigen.

Für den Einstieg in Continuous Auditing Lösungen (Digitale Kassenprüfungen) empfehlen sich die Verwendung von MS-EXCEL und der Windows-Automation. WINDOWS wird in solchen Konstellationen als Bindeglied zwischen ERP-Systemen (z.B. SAP oder INFOMA usw.) und einem individuellen Analysemodell mit Excel-Automationstechniken (Makros etc.) eingesetzt. Die Möglichkeiten sind erstaunlich. 

Sobald die Verknüfung von WINDOWS mit einem automatischen Datenabruf in SAP eingerichtet wurde, kann WINDOWS die bereitgestellten Daten mit dem Query-Editor automatisch abrufen und nach EXCEL laden bzw. die entsprechenden Excel-Datenabrufe automatisch starten. Diese Abrufdatei erfasst dann wiederum die ERP-Daten automatisch und verarbeitet sie gemäß den eingerichteten Makros, beispielsweise für einen Abgleich von Zahlungsanordnungen des Vortags mit den Zahlstapeln des Ausführungstages. Als Ergebnis erhalten Sie regelmäßig (z.B. wöchentlich) ein Abgleichprotokoll als Prüfungsnachweis. Sollten Unregelmäßigkeiten festgestellt worden sein, können umgehend Klärungen herbeigeführt werden.

Sicherlich gibt es auch hier  - wie  immer - technische Stolperfallen, insbesondere bei den Excel-Makros und der Anbindung von WINDOWS an örtliche ERP-Systeme. Hierfür müssen die Systemberteuer:innen kontaktiert und um Unterstützung gebeten werden. Allerdings ist dies eine Einmal-Arbeit zu Beginn des automatisierten Verfahrens, die sich u.E. lohnt.

Sofern vor Ort Tools wie IDEA (von audicon) oder ACL (von Galvanize) eingesetzt werden, können die Automationen auch über diese Tools gesteuert werden. In der Excel-Welt gibt es zudem Add On - Produkte wie <ActiveData> oder XLSTAT usw., die zusätzlich eingebunden werden können.

CHE unterstützt innovative Prüfungsteams bei der Konzeptionierung und Einführung von (teil-)automatisierten Prüfverfahren (Digitale Kassenprüfungen) mit individuellen Schulungen und Modell-Templates (Blanko-Modelle als Grundlage örtlicher Lösungen). Für nähere Informationen kontkatieren Sie uns gerne hier .